1.1 總體目標
政府辦公系統的總體目標為：覆蓋政府辦公業務管理全過程，使政府辦公實現網絡化、信息化、圖形化和自動化，達到一流的現代化政府管理水平和辦公效率。
為實現這個總體目標，我們從三個方面對它具體化：
1、管理功能目標：實現辦公業務管理的功能，包括日常辦公業務的處理、管理層的控制與監督、決策層的決策支持、信息服務。
2、工程建設目標：支撐政府辦公系統的網絡平臺、操作系統、數據庫系統的建設要體現先進性、實用性、長效性，同時要充分利用現有的資源。
3、技術性能目標：數據和應用的分布存放和集中管理（或遠程管理）、完善的安全保密措施、辦公流程的自動化、系統的開放、界面的統一和多樣性（支持圖象、聲音等多媒體應用）。
2.系統總體設計
2.1 總體設計原則
政府辦公系統的設計、規劃和建設是一項涉及計算機、網絡、通訊等多種技術的系統工程。為此，我們確立了如下的系統設計指導思想：
根 據國際信息技術發展趨勢以及國內辦公系統建設的實際情況，圍繞政府辦公系統建設的需求，綜合運用先進的信息技術，從縱橫兩個層面設計政府辦公系統的總體框 架。在總體框架下進行系統設計，力求系統技術上的安全可靠性、先進性，經濟上的合理性，應用上的實用性、規范性、適應性及實施上的可操作性。
2.2 系統網絡結構
政府辦公系統的總體規劃必須本著全面規劃的原則，要從政府全面電子化建設的目標出發來對系統進行統一規劃，最大限度的保護用戶投資。
綜合考慮政府全面電子化建設的長遠目標，從網絡體系結構來看，政府辦公系統是一個四級廣域網結構：整個系統結構的設計按照政府辦公業務的流程和需求，在政府的信息中心建立全市的控制(數據)中心，圍繞控制(數據)中心，建立包括政府、區縣級政府、街道（鄉、鎮）在內的三級網絡，其中政府和區縣級政府網絡組成政府骨干網。政府各個業務部門為節點組成的局域網（LAN）作為整個網絡系統的第一級，連接到市信息中心；下屬的各區縣政府圍繞各自的信息中心，以各個業務部門為節點，分別組成分支機構一級的局域網（LAN）作為整個網絡系統的第二級，通過信息中心與政府信息中心相連接；各個街道（鄉、鎮）（局域網LAN或單機）是整個網絡系統的第三級，與各自所屬區縣政府的信息中心相連；企業和個人通過Internet與政府或區縣政府的信息中心連接。這樣就組成了結構清晰、層次分明的四級網絡。整個系統的網絡結構實際上是集成了多個局域網和大量工作站點的龐大的、復雜的廣域網（WAN）。它可以與本地其它機構的系統互聯，互相傳遞和交換信息，實現整個政府辦公系統數據信息的高度共享。
2.3 系統體系結構
應用體系結構如下所示：
2.3．1 應用軟件組成
應用軟件是直接面向客戶提供服務和管理的平臺，可分為數據交換平臺、政府辦公業務子系統、網上服務子系統、多媒體子系統、決策支持子系統、監控和維護子系統等五部分。
數據交換平臺
數據交換平臺定義了政府各內部應用系統、下屬機構應用系統以及外部系統之間的進行數據交換的協議、格式等標準，真正實現政府數據的電子化管理。
監控和維護子系統
監控和維護子系統在數據交換平臺的基礎上提供對整個系統的監控和維護的功能，包括監控系統的運行狀態和性能、字典參數等維護等等。
政府辦公業務子系統
政府辦公業務系統包括公文、檔案、會議、設備等的管理，目前主要針對政府辦公業務進行規劃。
網上服務子系統
網上服務子系統主要包括INTERNET服務，將使政府工作的社會服務窗口拓展到INTERNET和自動電話應答上，企業和個人不僅能通過辦公業務系統與政府進行，還可以通過INTERNET及電話獲得更方便的服務，用戶可以通過INTERNET及電話查詢公告信息、了解相關政策、繳納各種費用、投訴等等。語音及INTERNET服務系統是政府辦公業務手段的擴充，它將以質的飛躍徹底改變政府辦公的手段并大大提升服務于社會的政府形象。
信息服務系統主要實現電子郵件、電子公告板、網上論壇、電子傳真等等。
多媒體子系統
為政府辦公提供多媒體服務，包括視屏廣播、桌面會議、聲訊服務、多媒體查詢、多媒體提示等功能。
決策支持子系統
輔助決策子系統將逐步建立在數據倉庫、OLAP等技術上，為各級業務人員和領導提供各種數據匯總、數據分析和圖表功能，為決策人員提供政策分析，為政府決策提供數據基礎。
2.4 實現模型
3.應用軟件功能設計
3.1 政府辦公業務子系統
3.1.1 公文管理
公文處理是整個辦公系統的重要組成部分，它包括從公文的起草與編輯成文、發文（收文）、流轉與會簽、存檔，實現公文處理的“自動一體化”。公文處理系統將通過計算機與網絡實現如下目標：
- 實現日常收文與發文的登記存檔；
- 支持各類電子文本格式的公文、圖像格式公文（包括掃描圖像）、WWW頁面、聲音文件；
- 具有統一的發文格式。建立各類發文模板，實現公文的統一管理；
- 自動記錄公文“進”和“出”的時間；
- 具有完備可靠的權限管理與安全加密機制。通過用戶身份驗證、存取級別控制、加密與電子簽名、工作流技術，嚴格控制公文流轉程序及不同級別用戶的參閱范圍。
公文處理系統的功能主要包括收文管理、發文管理和公文審批三部分：
- 收文管理：實現收文辦理過程從文件簽收、登記、分發、擬辦、傳閱、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀的全過程的自動化。
- 發文管理：實現發文辦理，從擬稿、核稿、會簽、送審簽發、編號打印、用印、登記和分發等全過程的自動化；對多種載體形式的文件、檔案、資料如文字、圖紙、聲像等，進行有效的處理與管理。
- 公文審批：實現擬稿、流轉設置和逐級審批等。系統中流轉文檔的正文部分可以采用與Word集成的版本控制和痕跡跟蹤。流程中每個用戶對正文的修改以不同的顏色顯示，當用戶將鼠標移動到修改文字上方時會顯示修改者的用戶名和修改日期。在文檔打印時，可選擇是否打印修改痕跡。此外，系統還可保存正文的不同版本。
3.1.2 會議安排
會議管理包括從會議醞釀起草開始的會議起草，經會議審批、會議通知、會議簽到、會議記錄，直到整理會議紀要的全過程。
- 會議起草：包括起草會議議題與內容、與會人員、會議日程安排、會議地點與食宿安排。結果由本部門領導審批。
- 會議的起草人在選擇與會人員時能夠查看這些人在會議召開期間是否空閑，以作出合理的會議安排。同時系統具有自動查找與會者空閑時間及推薦會議時間的功能。
- 會議審批：會議審批是指經過部門起草并由部門領導審批的會議起草的結果，由主管領導批閱，主管領導可對會議起草的內容進行修改或補充。
- 會議通知：會議通知是將經過起草與審批的文本生成通知文本，發放到與會人員或部門，由其填寫回執。對于出現在郵件列表中的人員，自動通過電子郵件通知，要求回復。
同時，系統在所有內部與會人員的“日程安排”中自動加入相應的會議安排。與會人員從“個人事務”中打開會議通知后即可看到詳細的會議安排情況。在會議召開后，生成會議紀要供與會者查閱。
- 會議簽到：記錄到會的與會人員，并記錄為其安排的住房。
- 會議記錄：在會議召開過程中記錄會議的內容。
- 會議紀要：包括記錄會議紀要與決議，由經辦部門審批并交主管領導批閱。批閱后的會議紀要要歸檔，可根據用戶級別查詢。
3.1.3 個人事務
個人事務處理包括個人文檔、電子郵件、日程安排、通訊錄、今日工作、記事本（工作日志）等功能。
- 今 日工作：今日工作是用戶處理日常工作事務的主要場所，所有要發送的公文、該自己簽字的公文，經過答復的會議申請、傳閱件、會議通知、值班安排、催辦通知等 等都在此處理。它將完成如下功能：可以處理別人提交給您的所有收公文審批請求、文件傳閱、會議通知等，也可以參與各種討論；可以自動保留由其它子系統或模 塊（如：日程安排）中的未辦事物；按照系統的設定，提前提醒自己該辦的事務；可切換到其他相應模塊中，處理完相應待辦事務后，再切換回來；在自己的待辦事 務項界面中查詢待辦工作項目，從而有選擇、有側重地處理不同的工作內容，方便用戶進行工作管理，提高工作效率；如果您沒有禁止郵件催辦，還可能收到系統發 來的催辦郵件，催促您盡快處理已超過處理期限的收文和公文。
- 領 導批簽：根據收發文等其它模塊的工作流程，實現領導對其主管業務類的請示催辦件、會議決議等內容進行批閱及會簽。要求：可定時或及時以某種方式（聲音提示 或屏幕提示）提示領導有等待批閱的公文到達，并顯示公文的標題；可采用電子簽名或手寫板輸入的方式作為領導簽名的方法。
- 工作周報：根據系統設置，通過今日工作，自動生成個人每周的工作匯報和總結，自動提交相關的領導查看批閱。
- 文字處理： 與WORD等軟件連接，進行文字處理；將OA系統中的數據導出成WORD文檔或某一種指定格式的文件，以便于對其進行加工處理。
- 報表處理：與EXECL等軟件連接，進行報表處理，將OA的某些數據以電子報表的形式進行直觀的顯示。
- 個人文檔：個人文檔庫與公文管理系統緊密相連。用戶可起草公文，當用戶定稿后可通過個人文檔庫提供的操作功能進入公文流程。
- 電子郵件：調用電子郵件系統實現郵件的制作、發送、接受、閱讀、回復、已讀自動回復、廣播、查詢、保存等功能。
- 通訊錄：用于管理個人的通訊信息，可以通過通訊資料實現郵件發送、自動撥打電話等。
- 名片夾： 高級的個人名片管理家，對其中存放的名片，按一定的條件進行查詢、修改、刪除等。
- 收藏夾：收集并管理一些電子文件資料、網上資料等。
- 日程安排：采用日歷方式直觀地安排個人的日程活動，包括會議邀請、紀念日、接待等。通過選擇年、月、日來瀏覽自己的日程安排，并可以按兩天、一周等方式進行頁顯示。要求：活動安排可以及時變更；對有沖突的活動安排發出提示并提出相應建議。
-
記事本（工作日志）：用于記錄與管理有用的個人信息（備忘錄、日記、草擬稿等），提供如下功能：
建頁——創建新頁面，可在頁面上嵌入文檔、簡報、圖像等，可在頁面上編輯文字。
信息分冊——可按照不同的信息類型進行組織，形成分冊，自動生成目錄，以便查詢。
發布信息——利用電子郵件，向相關部門或相關人員發布信息。 - 信息查詢：按照一定的信息歸類，由相關責任人周期性將各業務部門所分管的業務報表、工作安排、工作總結匯報等信息整理成文，發往信息發布的部門，信息發布的部門將其制成網頁，供相關人員查詢。
- 手寫簽名：在政府OA系統中可以方便地集成第三方的產品，實現如下的痕跡保留功能：對公文的全文進行手寫批注并留下批注痕跡，可以根據不同批注人的批注進行分層查看；實現動態的手寫簽名功能。
3.1.4 計劃總結
每一個人或者部門都可以起草一份計劃或者總結，授權其它部門和個人，特別是作為領導者的個人查看以對工作進行監督。
3.1.5 檔案管理
按照有關部門的規定，對各類文件資料進行歸檔管理，按照庫、類、卷的組織方式進行歸類存檔，能進行編目立卷、目錄查詢、借閱管理、統計、分類、打印等功能，并實現全文檢索。
- 提供和公文管理部分的自動接口，實現辦理完畢公文自動轉入檔案中相應的位置。
- 案卷格式要采用符合國家標準的格式，可直接打印案卷封面、卷內目錄、案卷目錄、文件目錄、借閱登記薄等信息。
- 每一份檔案均可設置其保密屬性，讀者可以在網上查詢檔案目錄，查到的檔案文件如果屬于公開性質的檔案，可以直接看到相應的正文內容，無須檔案管理部門的批準；如果屬于非公開性質的檔案，需要向檔案管理部門提出申請，經有關責任人同意后方可查詢。
- 為檔案管理人員提供催還和收回等借閱監控功能；自動列出超期借閱的檔案，對超期借閱者發出催還通知，也可直接收回超期借閱的檔案。
- 對成批的文件進行組卷、入卷、出卷、排序、對調等工作。
- 對成批的卷實行合卷、拆卷、卷間對調等工作。
- 對已到期限的檔案進行銷毀，包括計算機銷卷，產生銷毀目錄。
3.1.6 設備設施管理
設備設施管理包括圖書資料管理、會議室管理、辦公用品管理、車隊管理等內容，其中：
- 圖 書資料管理：可以對圖書資料的入庫登記、查詢書目、電子借閱或預訂閱進行計算機管理，同時對長期讀者及臨時讀者的基本情況進行計算機管理。入庫登記將記錄 每一本圖書資料的編號、類別、名稱、出版社、著者、內容提要、出版日期。讀者的基本情況將記錄有讀者的名稱、借書證編號、興趣與愛好。系統將記錄讀者每次 查閱的圖書分類，如果有這方面的新圖書或資料，可以自動向讀者發送電子郵件通知。可以查詢指定的圖書資料是否有庫存或在哪些讀者手中?？梢韵虺谖催€的讀 者發送催還通知。
- 會 議室管理：對會議室的基本情況以及會議室的預約、借用進行計算機管理。會議室基本情況將記錄有房間號、房間名稱、座位數、主要設施情況、管理人員等；會議 室的預約情況將記錄有預定房間號、預訂部門、預訂人員、預訂時間區間等；會議室的借用將記錄房間號、借用部門、聯系人員、借用時間區間。房間的基本情況查 詢與預定都可通過電子郵件辦理。
- 辦 公用品管理：對辦公用品的入庫、盤點以及辦公用品的預訂、領用、盤點進行計算機管理。系統可設置某種用品的最大、最小庫存量，當庫存超出這個范圍時自動報 警。同時系統也可對單位領用數量進行限制，當領用超限時報警。對暫時沒有的辦公用品，可以登記需要情況，一旦有需要的辦公用品，可以自動發送電子郵件通 知。
- 車輛管理：對現有車輛的基本情況（汽車牌號、型號、制造廠家、制造日期、購置日期等信息）、車輛出車情況（當前出車以及以前用車信息）、司機基本情況（姓名、年齡、性別、駕齡等信息）通過計算機管理，各部門可以通過計算機及網絡查詢出車情況，可以提交用車申請。
- 固定資產管理。
3.1.7 情報管理
情報管理用于管理情報工作。
3.1.8 信訪管理
信訪管理系統主要用于處理信訪工作。可以登記信訪內容，并可以根據用戶的需要將信訪進行流轉，結果登記，歸檔，數據查詢及統計等。
3.1.9 人事管理
對政府內部員工的人事檔案、職務分配、假期分配及薪酬等基本信息進行維護、查詢，包括在職人員檔案資料、離退休人員管理、離職人員檔案、考勤管理和薪資管理等。
3.1.10 財務管理
管理政府的財務，可考慮與現有系統或第三方系統接口。
3.2 網上服務子系統
3.2.1 公共信息服務
為
系統的全部用戶提供一個信息共享、建議、投訴、學習、服務和尋求幫助的場所，同時也提供宣傳政府形象的窗口，包括公告欄、電子論壇、政府大事記、政府簡介
及政府領導分工信息、值班安排、網址列表、列車時刻表、航班等功能。內部人員可以按照其使用權限進行信息查詢；對外為社會上所有可以上因特網的用戶提供公
開信息、辦事程序、工作進度等的查詢，以體現公開、公平、公正的原則。
-
最新內容
發布最近更新過的主要內容的標題、摘要等，通過超連接可查閱詳細內容。 -
政府簡介
用于在網上發布政府及主要領導介紹，設置如下的功能：介紹政府的基本概況（機構設置、歷史沿革、領導成員等）、領導分工信息、領導個人主頁等；通過動態圖像的方式介紹政府的面貌。 -
政府大事記
大事記用于記錄政府的重要事件，并定期歸檔備查?？稍O置如下的功能：建立大事記查詢日志，記錄并保存網上員工查看大事記的記錄；按時間次序對大事記進行分類、排序，以便對這些記錄增、刪、改、查。 - 新聞及天氣預報
- 公交信息
- 地區概況
- 地區史志
- 地區年鑒
-
電子論壇
為 所有或者一組授權的使用者對某問題提供了一個動態交流、研討的場所，用戶可以在這里發表文章和閱讀文章。由負責這項事務的責任人員在網上提出討論的主題， 獲得網上員工對這個主題的議論。這里可以設置如下的功能：開始一個新的主題討論，由責任人員創建新的主題文檔；網上員工對當前討論主題進行答復，答復的方 式可以使用匿名；對某些主題文檔定期歸檔；依據專題、時間、發布人等對論壇信息進行查詢；可對論壇文章內容進行關鍵字過濾，刪除信息，或恢復被刪除的信 息；可就論壇信息進行跟貼、討論。 -
公告欄
用于網上發布公告、通知、啟示的場所，這里將設置下列功能：網上員工在規定的權限范圍內發布單位及個人的公告信息，但發布的信息需經有關責任部門批準后才可查閱；建立公告查詢日志，記錄并保存網上員工查看公告的記錄。 - 意見箱
- 網上投票
-
電子期刊
為的內部電子刊物，用于收集國內外相關部門的綜合信息，如基本情況、政策法規、國內外電話區號與郵編、列車時刻、飛機航班等。收集到的信息由專門的責任人員進行加工整理，隨時或編寫成期刊定期發布，供網絡上所有的人閱讀。電子期刊可以按權限或級別自由訂閱。
通過郵件列表系統實現用戶網上訂閱電子郵件、電子雜志：系統將通過郵件列表管理用戶，用戶可根據權限自行訂閱；用戶可以使用訂閱、查詢、退訂、修改郵件地址等服務。 -
政策法規
將國家政策、法律法規、內部規章制度等內容分門別類加以收集整理，制成WEB網頁，各網點按照主頁提供的菜單查詢，以便指導各部門的工作。 -
通訊錄
將與本單位有關的機構或個人的電話、郵編、地址等信息按照地域組織到一起，可進行查詢。 -
車船航班時刻
將有關火車、輪船、飛機航班的時刻加以收集整理，制成WEB網頁，各網點按照主頁提供的菜單查詢。 -
網址列表
提供一個向大家推薦的Internet網址（連接）列表。 -
區號郵編
提供全國各地市、縣的長途區號以及全國各地市、縣的郵政編碼；
3.2.2 新聞資訊管理
新聞資訊是網站的主要功能。管理網站發布的各種資訊，包括歷史資料、熱點新聞、政策資訊、生活潮流、設計新知、產品新知、政策條例、公告等。
由于新聞發布系統的即時性要求很高，因此新聞系統采用動態網頁進行內容發布；把存儲在資料庫中的新聞的內容通過動態網頁技術在網站上向所有用戶或部分用戶提供。
同時，新聞系統提供兩方面的查詢：一部分是最新的新聞，另一部分是歷史新聞記錄。
新聞系統通過與網站信息發布系統的連接，可實現新聞內容的自動發布。
網站資訊采集人員通過網站資訊發布系統的新聞發布功能，把新聞資訊錄入新聞資料庫。而網上新聞系統則把新聞資料庫中的內容自動地發布到網站上。
網上新聞系統可以連接網站的全文檢索引擎，提供對新聞內容的全文檢索的能力。
根據網站的新聞來源與類型對新聞系統進行管理。
3.2.3 論壇系統
提供如下論壇服務：
- 價格市場
- 就業情報
-
意見交談
系統為網站用戶提供一個發表文章和閱讀文章的空間。通過論壇系統，建立起網站的虛擬社區，讓所有用戶能夠在網站上進行交流。 - 通過論壇系統發布價格、就業等信息；
- 依據專題、時間、發布人等對論壇信息進行查詢；
- 通過論壇查詢注冊用戶資料；
- 對論壇文章內容進行關鍵字過濾；
- 可就論壇信息進行跟貼、討論；
- 提供論壇熱門話題統計、熱門討論組排行榜；
- 可通過版主管理論壇信息進行過濾，刪除信息，或恢復被刪除的信息；
- 網站管理人員可通過授權，設定注冊用戶成為版主；
- 論壇精華區的設置。
3.2.4 郵件列表
網站提供新聞電郵的免費訂閱服務。
郵件列表系統是一個實現用戶網上訂閱電子郵件、電子雜志的系統。
- 網站將通過郵件列表管理，用戶可自行訂閱
- 用戶可以使用訂閱、查詢、退訂、修改郵件地址等服務
3.2.5 交互服務
網站提供網上交互便民服務，設立投訴熱線和建議箱。老百姓可以通過上網的渠道來表達意見，參與政策的制訂，甚至可以給國家領導人發電子郵件。老百姓也可以要求政府及時幫助市民解決問題。
- email方式將建議與投訴信息發送至郵箱；
- 收到建議與投訴email后自動回復；
- 將處理后的結果回復市民；
- 查詢處理結果；
- 統計打印。
3.2.6 特殊服務
系統還可以提供身份識別等特殊服務。
3.2.7 個性化設置
針對每個人所處的崗位和習慣喜好提供個性化服務，對應用系統首頁上出現的內容及這些內容出現的順序和布局進行定制。
主頁上的資訊根據用戶自選的優先順序顯示?？勺飨铝卸ㄖ疲?span>
公文目錄：可定制顯示不同的目錄。
文檔資料：可定制不同的資料庫內容。
個性化親切問候：針對該用戶的信息，在首頁上顯示問候語句。
新聞電子刊物：可定制顯示系統提供的新聞電子刊物的情況，包括本期電子刊物的標題、文章摘要。
搜索引擎：可定制顯示搜索引擎，用戶可搜索內部信息，也可直接搜索Yahoo等知名搜索引擎的信息。
個性化預約：改變人去發現信息的傳統方式，系統自動提供所需信息?？梢灶A約互聯網上的信息，政府網上的信息。用戶可根據個人需求方便調整預約掃描的對象，時間間隔以及刪除方式。
3.2.8 內容管理和發布
提供在后臺進行內容管理和資訊發布的能力。網站的資訊采集人員能夠方便地把資訊輸入到網站上。
為了有效地使用網上信息資源，用戶對有效的內容管理的要求包括：
- 及時的內容更新
- 內容更新自動通知機制
- 信息歷史狀態跟蹤
- 方便的信息導航
- 合理的安全控制機制
- 全文搜索能力
- 有效的文檔鏈接
- 靈活方便的內容創作
- 支持多語言（包括簡、繁、英文內容）
用戶同時需要一個統一的信息門戶，可以通過這個門戶導航到系統當中各種各樣的信息，內部辦公自動化系統、知識庫、討論組，電子郵件等。
資訊發布流程如下：
第一步：內容錄入者可以通過拖放、點擊網頁，提交編輯，刪除資訊。
第二步：內容錄入者通過網絡表格，將各應用提交到文件中。
第三步：網站編輯對資訊進行再修改、審核，并批準發布該內容。
第四步：網站管理員在層次服務器上分發需供瀏覽的內容，然后安全、可靠、迅速地發布至各個目的網站服務器或網頁區間。
基本信息發布功能包括：
- 信息分類
- 新聞信息發布
- 網站更新內容在一個What is new頁面上自動發布
- 電子刊物的發布
- 上傳至一臺服務器后，多臺服務器同步更新
基本信息更新功能包括：
- 網站日期、時間自動更新
- 天氣情況更新
- 新聞內容的自動更新
- 股票行情的自動更新
- 廣告更新
信息更新的分層管理功能包括：
- 每個欄目都應具備基本信息更新功能
- 根據每個欄目制作者，給予不同更新層面及權限
3.2.9 全文檢索
全文檢索系統提供對全站的所有信息進行搜索的功能。用戶可根據關鍵詞和不同的類目，對所需信息進行搜索。站內搜索系統提供對信息進行多種類型檢索的支持，對內部的主要信息提供搜索功能。由于系統信息的存儲方式有兩種，即文件系統的靜態HTML和裝入數據庫的信息，因此系統采用兩種搜索引擎，一種是對文件系統的全文檢索功能，一種是針對數據庫系統的全文檢索功能。
3.3 多媒體子系統
3.3.1 視頻廣播
實現視頻廣播、新聞廣播、會議廣播，提供新聞等視頻資料的廣播，還可結合資料庫，介紹最新資料。
3.3.2 聲訊服務
為社會提供政策法規咨詢。這是通過計算機與電話自動完成。
本系統給用戶語音提示，引導用戶按提示逐步選擇要查詢的政策法規分類項目、反映問題等等。該系統處理后，以語音方式給出結果。
3.3.3 多媒體提示
系統對郵件、預約等相關工作，可設定以音樂、視頻等方式提示用戶；對于緊急郵件可轉為傳呼/中文短消息通知用戶。
3.3.4 觸摸屏查詢
根據政策法規的分類，引導來訪人員查詢相關的政策法規。
3.4 輔助決策子系統
輔助決策子系統是政府辦公系統的延伸，輔助決策子系統通常是在解決政府辦公業務子系統不能解決的問題。輔助決策子系統通過向用戶提供靈活報表、隨機查詢、OLAP（在線分析處理）和數據挖掘的功能，最終幫助用戶從數據中發現規律，預測發展趨勢，并且輔助用戶做出正確的決策，指導組織的發展方向。
3.4.1 統計報表
- 對政府辦公數據進行統計分析，結果可以按要求的格式生成報表；
- 實現規定的各種報表；
- 靈活定制各種報表。
3.4.2 綜合分析
- 行政管理分析與預測：對經濟、環境治理、人口、就業、社會保險、安全生產等各種情況進行分析和預測。
- 政策分析決策：分析各項政策的執行情況、效果，提供政策參考。
- 突發事件分析決策：分析突發事件產生的原因、后果。
3.5 數據交換平臺
數據交換平臺定義并實現政府各內部應用系統、下屬機構應用系統以及銀行之間的進行數據交換的協議、格式等標準，真正實現政府數據的電子化管理。
3.6 監控和維護子系統
監控和維護子系統包括系統監控和維護兩部分內容。
系統監控主要用于監控政府辦公系統的提供的各項服務功能、用戶的工作狀態等，以便系統管理員管理配置系統的服務功能，領導監督工作人員的工作。
系統維護用于系統的配置及維護管理，通過操作維護簡單快捷的維護界面可以幫助管理員輕松地管理系統上的不同應用。
3.6.1 系統服務監控
監控系統提供的各項服務是否正常工作、空閑或錯誤。
3.6.2 用戶狀態監控
查看系統中各用戶、操作員的當前操作情況。
3.6.3 系統配置
配置系統的各種系統參數和應用參數。
- 系統參數配置；
- 流程配置：可以根據自己的需要，方便地定義與自己工作相符合的流程，以適合自己的需要。
- 時限維護：設定一些關鍵數據類的報警界限，讓其可維護，以便當某些數據發生時，可以提示業務人員引起重視；對有關各類公文流轉時的時間規定與流程進行維護，以適應公文流轉規定的變化。
3.6.4 用戶及權限管理
用于添加、修改、刪除、查詢、統計用戶的信息，設置、暫停用戶的訪問權限，密碼修改等。具體包括：
- 建立角色、用戶并設置其屬性；
- 單個、批量或按條件修改用戶的屬性；
- 單個、批量或按條件刪除用戶；
- 查詢角色、用戶的屬性；
- 修改用戶口令；
- 設置角色、用戶的權限（可處理的業務類型、可訪問的數據等）；
- 設置角色、用戶的狀態。
3.6.5 字典管理
字典管理用于管理各種字典，主要包括代碼字典和數據字典兩類。具體包括字典的錄入、修改、刪除、查詢、打印等操作。
3.6.6 數據管理
數據管理用于導入/導出、備份/恢復系統的數據。具體包括：
- 導入數據；
- 導出數據；
- 備份指定數據；
- 恢復指定數據。
3.6.7 日志管理
日志管理用于查詢、打印、刪除、統計分析和備份各種日志。
3.7 在線幫助子系統
在線幫助可以體現崗位培訓及業務操作導航的功能，主要包括聯機幫助、地圖和導航。該子系統在其他子系統中有相應的連接可以提供不同的幫助。
- 提供聯機幫助功能，可隨時得到系統使用的說明；
- 提供系統地圖，建立應用結構和內容組織方式，了解系統各項服務；
- 可通過系統地圖的自動連接功能點擊相關的服務，啟動服務；
- 采用路標等方法，是使用者在每一個頁面都能清楚知道自身處于的位置。
4.系統的特點
政府辦公系統不論從管理模式，還是從許多業務的操作流程上，都不是現有系統的簡單模仿，它將具有一個穩定實用的、技術上先進的、應用靈活的、安全的、高效、易于操作及維護的、人－機最佳結合的新模式。
4.1 應用特點
4.1.1 全面性
政
府辦公系統在橫向上覆蓋了政府辦公的全部主要業務，利用數據庫與計算機網絡技術對政府辦公業務實現全面的計算機管理，達到政府辦公業務處理全過程的計算機
化，從根本上改變了政府辦公在信息管理上分散處理、難于溝通的現狀，實現了信息和數據的共享，充分保證數據的一致性、及時和準確性。
在縱向上，政府辦公系統要建立從政府辦公業務處理層，到信息服務層和辦公輔助決策層的多層信息處理框架，實現真正意義的信息管理。
4.1.2 規范性
規范的數據接口：為保證政府辦公系統的信息一致性及實效性，系統內部模塊之間、政府辦公系統與政府其它系統之間都可以采用統一的數據接口，便于數據共享。
規范的流程：系統業務流程的設計對事不對人，按業務的自身固有規律制定業務流程，減少重復和交叉，以提高工作效率。
統一的界面：系統采用全瀏覽器界面，操作界面統一、規范，操作簡單、方便，易于安裝、測試和升級。
4.1.3 靈活性
服務功能可定制：系統的各項服務功能可以方便地開啟和關閉。
工作流可配置：在業務處理上，導入工作流設計概念，可以進行業務工作流程的自行設計。
參數可配置：數據輸入輸出格式的可設置，支持未來發展的需要。
預警通知方式可配置：可設置通過email、短信、電話、傳真等多種方式發布預警通知消息。
報表格式可調整：可以調整報表的顯示打印格式。
4.1.4 實用性
支持遠程辦公：可以通過手提電腦、Windows CE設備（例如掌上電腦、機頂盒）、PDA、手機等遠程或無線辦公。
支持應用分布：數據和應用系統可以集中，也可以分布。
支持遠程管理：支持遠程維護和管理，可以隨時監控平臺的工作狀態。
方便的工作授權：只要允許，操作人員可以將本人的權限授權給其他人和收回授權。
4.2 技術特點
4.2.1 安全性
系統的安全和穩定直接關系到政府的形象。政府辦公系統采用安全的權限管理手段，為各層次、各種身份的操作人員設置專用的操作權限，可操作權限范圍內的各種功能。
另外，系統還使用多層防護措施防范攻擊者來保護本地系統，每一個守護進程都能以低權限運行，在網絡和安全敏感的本地投遞程序之間沒有直接的路徑——一個攻擊者必須首先突破若干個其他的程序，才有可能訪問本地系統。系統在輸出發送者提供的消息之前會首先過濾消息。
提供了完善的日志功能，可以記錄數據處理全過程。
4.2.2 可靠性
系統運行的可靠性依賴于主機系統、網絡系統、數據庫系統和應用軟件系統的可靠性，所以本系統既要支持高可靠性的產品與技術，又要提供全面的監視和控制功能，充分考慮異常時的應變和容錯能力。
系統設計上實現了程序在過量負載情況下仍然保證程序的可靠性。當出現系統沒有可用空間或沒有可用內存的情況時，系統就會自動放棄，而不是重試使情況變得更糟。
為了保證可靠性，政府辦公系統只有在業務數據被正確地保存后才返回處理成功的結果，這樣即使在數據保存過程中發生系統崩潰或斷電等情況，也可以保證數據不被丟失。
政府辦公系統具有自動備份功能，可以有效地保護政府辦公數據。
所有運行政府辦公系統的服務器可以組成群集，任何一臺的故障都不會影響整個系統的工作，從而保證系統可以提供不間斷服務。
應用軟件的開發采用全面質量管理，軟件的質量得到可靠的保證，也提高了整個系統的可靠性。
4.2.3 先進性
系統采用基于J2EE的三層B/S結構，可以實現多機并行處理的負載平衡和多機容錯，確保系統的穩定性和擴充性。
采用面向對象和組件技術，各項業務可以對獨立工作，也可以相互協作，提高了軟件適應變化的能力，以及軟件的自動重組能力，為以后的升級維護提供很大的方便。
4.2.4 可伸縮性
可伸縮性是指可根據實際的需求，系統可被方便地裁減和靈活的擴充，使系統能適應變化和新情況。政府辦公系統可以移植到任何系統平臺上運行，而不需要做任何修改。政府辦公系統的可伸縮性主要表現以下幾個方面：
1、支持并行處理。由于采用了多線程技術，可以有效地支持并行處理。
2、支持分布處理。系統的各種軟件可以分布在網絡的任何位置運行。
3、支持政府辦公系統運行的計算機種類和檔次不受限制。
4、支持政府辦公系統運行的操作系統不受限制。
5、可以在混合系統平臺上運行。
4.2.5 開放性系統符合國際開放平臺規范，采用國際標準協議、標準的接口，使用標準的系統互聯接口方案，具有很好的兼容性和互通性。;